Comenzó Proceso de Digitalización de Actas Civiles

digitalizacion-actasAbg. Adriana Fernández

Microjuris de Venezuela

De acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica de Registro Civil, publicada en G.O. n.º 39.264 del 15/09/2009 (vigente desde el 15/03/2010), es competencia del Consejo Nacional Electoral (CNE), todo lo relacionado al funcionamiento y organización del Sistema Nacional de Registro Civil, en el cual se lleva el registro, control y archivo de todos los registros civiles (actas de nacimiento, matrimonio, unión estable de hecho, defunción).

Por tal motivo, y atendiendo al sistema de automatización1 de procesos del Registro Civil que dirige el CNE, para hacer que éstos resulten más eficientes y de fácil acceso; se planteó un programa para digitalizar los documentos de los actos civiles, con el fin de que la ciudadanía pueda obtener sus copias certificadas, en la oportunidad que lo requieran, desde cualquier parte del país y sin necesidad de trasladarse a su lugar de nacimiento, puesto que podrán adquirirlas a través de la página web del CNE: www.cne.gob.ve.

Este proceso de digitalización de documentos civiles, comenzó el día 29 de enero de 2013, en la parroquia Santa Teresa de Caracas, Distrito Capital, y abarca las actas emitidas y archivadas desde el año 1990 hasta la actualidad. Se estima que para julio de este año, haya finalizado la digitalización del Registro Civil de Caracas,  para luego continuar con dicho procedimiento en los registros civiles del resto del país.

El comienzo de dicho proceso desde el año 1990, obedece a que, a través del Archivo General de la Nación se constató, mediante un proceso de verificación, la calidad del material existente en las unidades del Registro Civil, determinándose que desde 1990 se conservan los documentos de mejor calidad, lo que facilita la digitalización de los mismos. Es por ello que, para la digitalización de los documentos emitidos antes de 1990, se acordarán cuáles herramientas utilizar, puesto que por el nivel de deterioro en que se encuentran, su digitalización será una labor más tardía.

Es importante hacer saber que, mientras los libros de las actas de nacimientos, defunciones, matrimonios y uniones estables de hecho, emitidas entre 1990 y 2013, se encuentren en los centros de digitalización, el servicio de emisión de actas certificadas en físico, en la oficina de Registro de la localidad donde se esté realizando dicho proceso, estará suspendido por un lapso aproximado de 10 o más días hábiles. Dicha interrupción del servicio de emisión de copias certificadas, será previamente informada mediante las oficinas de Registro Civil, la página web del CNE y los distintos medios de comunicación social.

Se recalca, que durante el tiempo de duración de tal proceso de digitalización, las Oficinas de Registro Civil a nivel nacional, deberán funcionar con normalidad, por lo que todos aquellos que requieran registrar un nacimiento, fallecimiento, matrimonio, etcétera, podrán dirigirse ante el Registro Civil y realizar el trámite sin problema alguno.

De igual manera, se aclara que de acuerdo a lo establecido en el artículo 46 de la Ley, el Registro Civil admite el sistema de archivo mixto, que comprende uno digital y automatizado, y otro físico, lo que quiere decir que los libros (archivo físico), estarán igualmente resguardados, aunque hayan sido digitalizados.

Para finalizar, explicaremos brevemente, cuáles son los pasos para realizar este proceso de digitalización:

  • En primer lugar, se procede a seleccionar, clasificar y revisar los tomos para hacer un inventario.
  • Luego, los tomos son empaquetados en cajas de seguridad para ser trasladados hasta el Centro de Digitalización2 correspondiente. Dicho traslado será custodiado por la Guardia Nacional Bolivariana (GNB).
  • Una vez en el Centro de Digitalización, se procederá a digitalizar cada documento mediante la utilización de scanner.
  • Por último, se verifica la calidad de la imagen digital y se compara con el texto del tomo,  para luego transcribir el acta y archivarla en la base de datos. A fin de que la copia digital, sea una copia fiel y exacta a la asentada en los libros, los documentos serán transcritos por dos (02) personas al mismo tiempo, a objeto de que si se registra algún error durante la transcripción, sea detectado y notificado por el sistema.

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1 La automatización de los procesos del Registro Civil resguardará la integridad de la información, la seguridad física, lógica y jurídica, así como la confiabilidad, disponibilidad, confidencialidad, inalterabilidad, permanencia y accesibilidad de los datos en él contenidos.

Se proveerán los medios tecnológicos adecuados que permitan a las personas, a los órganos y entes públicos y personas jurídicas de carácter privado, acceder a dicha información.

A tal efecto, todas las oficinas y unidades de Registro Civil operarán bajo un solo sistema automatizado; la selección del mismo, así como su dotación corresponderán al Consejo Nacional Electoral.” Ley Orgánica de Registro Civil. Art. 64.

2 El Centro de Digitalización Regional de Caracas, se encuentra ubicado en La Urbina. En el resto del país, existen otros cinco (05) centros de este tipo ubicados en Valencia, Puerto La Cruz, Maracaibo, Barquisimeto y Puerto Ordaz.

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